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Modelos ágiles para automatizar notificaciones y tareas repetitivas

Visión general

Importante empresa del sector automovilístico con más de 10,000 empleados. Entre sus especialidades destacan el desarrollo de bloques de aluminio de alta tecnología, así como la creación de componentes estructurales, de transmisión y de vehículos eléctricos. Los sistemas de aligeramiento, innovación y fundición de aluminio también son sus especialidades.

Situación

El equipo de administración de proyectos generaba todos sus reportes en Excel para identificar en cuales proyectos habían estado trabajando durante un tiempo específico. Resultaba muy lento y complicado dar un seguimiento adecuado a todos los proyectos y personas implicadas en cada uno.

La manera más rápida de asignar horas y proyectos era vía chat o telefónica. La información nunca estaba actualizada a tiempo ya que el proceso de captura se realizaba uno por uno, provocando que los colaboradores estuvieran invirtiendo horas en proyectos finalizados o en espera de ser asignados a nuevos proyectos.

Solución

Con Microsoft Power Apps se desarrolló rápidamente una aplicación para que los líderes de proyecto pudieran identificar y asignar las horas que debían atender sus equipos de trabajo.

Cada líder de proyecto que ingresaba a la app, podía visualizar a todo su equipo de trabajo y actualizar las horas que habían estado trabajando en sus proyectos asignados en tiempo real.

"El programa piloto resultó exitoso durante el 1º mes de haberlo puesto en marcha, por lo que decidimos implementarlo en todas las plantas de la República Mexicana"

Impacto

Esto permitió administrar de mejor manera las horas asignadas de cada proyecto así mismo, cada cierre de mes obtenían métricas actualizadas detalladamente ya sabían en que proyectos estaban asignados sus equipos.

A su vez, con Microsoft Power Automate se automatizó el envío de notificaciones y semáforos de color para avisar a los líderes de proyecto cuales eran los equipos que faltaban de capturar sus horas.

"Con Power Apps, logramos desarrollar en muy poco tiempo lo que nos habría llevado meses hacerlo de forma artesanal"

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