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La Universidad Insurgentes (UIN) es una universidad en México, con 25 años de experiencia académica, más de 23,000 estudiantes y 25 campus en todo México. Su oferta académica incluye programas de Bachillerato, Colegio y Postgrado con modalidad presencial, 100% online y mixta.

Situación

El área de retención estudiantil estaba buscando nuevas formas de resolver los problemas de deserción estudiantil dentro de la universidad, por lo que comenzaron con actividades empíricas. Diseñaron un modelo de contacto estudiantil en riesgo, donde los riesgos se calculaban con base a tres grandes categorías: ausentismo, deuda en las tasas de matrícula y bajo rendimiento.

Lamentablemente, el contacto estudiantil era muy limitado, se realizaba de manera tradicional y manual, quedando por debajo del 10% del total de estudiantes y la evaluación de riesgos no siempre era precisa , por lo que las cifras de deserción escolar seguían siendo altas.

Solución

Durante la búsqueda de una solución integral para sus necesidades de retención estudiantil que les permitiera agilizar y/o automatizar sus procesos institucionales, decidieron participar en un evento organizado por Your IT Consulting junto con Microsoft Education, donde se mostró una solución para Educación con alianzas estratégicas.

UIN eligió Scolaris CRM®, una potente herramienta basada en Dynamics CRM y varios servicios de Azure, dirigida a instituciones educativas que desean optimizar la atracción y retención estudiantil.

Scolaris CRM® es más que una herramienta de software para la automatización de actividades educativas, sino que permite definir procesos de retención basados en las mejores prácticas de la industria.

Por lo anterior, la UIN y Scolaris CRM® concentraron sus esfuerzos en 2 puntos clave: redefinir sus procesos a través de consultorías especializadas y pasar a la implementación y automatización para lograr mejores procesos académicos.  

"Gracias a Scolaris CRM® podemos conocer en tiempo real cuales son las condiciones de nuestros alumnos y así, establecer puntos de contacto eficientes y oportunos con todos nuestros estudiantes"  
-Mariana Salazar, Gerente de Retención UIN-

A través de Scolaris CRM®, se automatizaron las actividades de seguimiento para estudiantes en riesgo de deserción (definidos previamente por el motor de riesgos), esto permitió que cada lunes, el equipo de retención recibiera asignación tareas para toda la semana.

Con Dynamics 365 Marketing el equipo de retención automatizó todas las campañas de email marketing para todos sus estudiantes.
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Impacto

Gracias a Scolaris CRM® Retención fue posible llevar a cabo la transformación digital tanto de las actividades diarias del equipo de retención, como la de organizar sus procesos en una plataforma 100% cloud, soportada por los servicios de Microsoft Dynamics 365 y Azure.

Durante el primer trimestre académico en el que se utilizó Scolaris CRM® al 100%, el porcentaje de estudiantes contactados aumentó del 6% al 51% de la población, lo que permitió contactar y centrarse en los alumnos con alto riesgo de deserción. La deserción estudiantil se redujo un 27% durante ese periodo.

La satisfacción de los estudiantes mejoró considerablemente, ya que al obtener los resultados de las encuestas lanzadas hubo un incremento de satisfacción positiva, pasando de un 45% a un 94%.

Gracias a Your IT Consulting y Scolaris CRM®, la UIN está innovando para implementar los mismos procesos a todos sus estudiantes que están en modalidad 100% online. Se incorporarán nuevos canales de comunicación como Chatbots basados en Dynamics 365 Virtual Agent.

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